Главная » Статьи » Excel » Условное форматирование

Шаблон посменного графика работы

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)

Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)


Функционал

  • Встроенный универсальный календарь.

    Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.




  • Выделение праздников.

    Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.



  • Выбор смены из справочника.

    Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

    Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.



  • Смены автоматически выделяются цветом.

    Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.



  • Подсчёт смен и часов по человеку.

    Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.



  • Учёт рабочего времени за день.

    За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).



  • Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

    Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.



  • Два внеочередных выходных.

    Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.



  • Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

    При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Желаю приятного использования :)



Читайте также:

Категория: Условное форматирование | Добавил: dsb75 (26.01.2015) | Автор: Батьянов Денис E W
Просмотров: 140011 | Комментарии: 32 | Теги: conditional formating, шаблон, условное форматирование, shift calendar, посменный график | Рейтинг: 4.4/5
Всего комментариев: 321 2 »
31 AlexCh   (10.07.2018 15:12)
Добрый день, спасибо за продукт.
Мы бы xотели соxранить файл в Google Drive, и чтобы все
могли бы в любой момент посмотреть график. А администратор смог бы менять
график в случае необxодимости онлайн.
Только вот ячейки не открываются когда файл в Google
Drive. Можно что нибудь сделать?
Спасибо.

0
32 irakitin2014   (11.07.2018 09:11)
Доброго времени!!!
материалы по гугл-таблицам - смотрите в самих гугл-таблицах
очевидный ответ: все excel-формулы, которые гугл не смог однозначно адаптировать
под свои возможности - нужно исправлять до тех пор, пока они не начнут
работать
продукты решают практически одну задачу: обработка данных, собранных в табличных формах. с моей точки зрения - возможности формул
гугл-таблиц шире, чем в Excel из-за того, что прототипом был Excel и
соотв. были учтены его недостатки.
Продукты, однозначно очень близкие, часто как названия функций так и набор их параметров -
обсолютно идентичны и совместимы, но... иногда и нет.

30 arsenjevamarija   (10.01.2018 21:36)
Добрый день! 
Скажите, пжлст, что зашито в ячейке Е2 (версия 1.03)?
Без этого параметра, как я понимаю, не работает формула для подсчета количества сотрудников по часам. А откуда это значение берется и что оно означает не могу понять. Видимо, это таблица "Показать скрытое" на листе Настройки, но что это?))

26 Dobraya_Ole4ka   (26.06.2017 10:47)
Помогите, пожалуйста, разобраться! Как и многие, судя по комментам, столкнулась с проблемой количества сотрудников, не получается добавить больше 30.
и второй вопрос - при добавлении смен , исчезает заполнение ячейки цветом

0
27 irakitin2014   (26.06.2017 10:55)
Добрый день. Посмотрите на форуме в теме "Вопрос по Шаблону посменного графика работы (Добавление новых сотрудников в табель)"

28 Dobraya_Ole4ka   (26.06.2017 11:14)
спасибо!

 а касаемо цвета ячеек?, очень удобно когда они автоматически заполняются цветом

0
29 irakitin2014   (26.06.2017 11:18)
а на форуме вопрос задайте. будет проще

25 MaxMan   (06.04.2017 19:09)
Просто супер, спасибо огромное.

21 lavrentevairisha   (28.02.2017 22:02)
Подскажите пожалуйста как увеличить число работников (Фамилия) больше 28 человек. Спасибо!!!

0
23 irakitin2014   (01.03.2017 07:21)
При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!
Это написано в статье.прост внесите новую фамилию НИЖЕ последней заполненной ячейки в столбце Имя

24 lavrentevairisha   (02.03.2017 16:55)
Более 28 фамилий не формируется!!!! А если 4 смены по 10 человек???

19 всеволод_74   (26.07.2016 13:00)
и условное форматирование не работает,что это может быть?

0
20 dsb75   (26.07.2016 15:01)
А какая версия офиса?

18 всеволод_74   (26.07.2016 12:29)
выпадающий список не работает

17 всеволод_74   (26.07.2016 12:28)
у меня диапазон смен(выпадающий список) почему то не работает

15 Ruben   (09.02.2016 12:01)
Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста, как увеличить количество сотрудников?
Нужно намного больше, чем указано(от B9 до B36)

0
13 emozhaeva@innccru   (17.09.2015 13:59)
Добрый день. Скажите, пожалуйста, как в усовершенствованной версии добавлять строки с сотрудниками? Двух строк по умолчанию недостаточно

0
14 dsb75   (17.09.2015 16:05)
Здравствуйте. Просто начинайте заполнять строку под последней заполненной строкой, только не забудьте включить содержимое файла - обычно для файлов из интернета Excel норовит его отключить (под меню при открытии файла внимательно читайте предупреждения).

16 Ruben   (10.02.2016 11:08)
Здравствуйте! 
Подскажите пожалуйста, как увеличить количество сотрудников? 
Нужно намного больше, чем указано(от B9 до B36)

1-10 11-16
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Яндекс.Метрика